Politique de confidentialité

Introduction

Dans le cadre de ses activités commerciales la Société Octopus Logistics est amenée à traiter des informations vous concernant. En effet, vous nous transmettez des données personnelles qui nous permettent de vous identifier via plusieurs canaux de notre site. Votre navigation sur notre site Internet, votre demande de devis via le formulaire par exemple sont autant de canaux par lesquels nous récoltons des informations personnelles. Octopus Logistics attache une grande importance à la protection et au respect de votre vie privée. La présente Politique de Confidentialité vous informe de la manière dont nous recueillons vos données personnelles. Elle se base sur les textes référents suivants : Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données. Loi 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. Nous n’utilisons vos données personnelles que dans les cas prévus par la réglementation en vigueur :

L’exécution d’un contrat que nous avons conclu avec vous, et/ou
Le respect d’une obligation légale, et/ou
Votre consentement à l’utilisation de vos données, et/ou
L’existence d’un intérêt légitime à utiliser vos données. L’intérêt légitime est un ensemble de raisons commerciales ou d’affaires qui justifie l’utilisation de vos données par Octopus Logistics.

Pour toute question relative à ce document, vous pouvez contacter le service juridique de Octopus Logistics (contact@octopus-log.com). Le responsable des traitements mentionnés par le présent document est la Société Octopus Logistics, société par actions simplifiée au capital de 1 000 €, immatriculée au registre du commerce et des sociétés d’Aix-en-Provence sous le n°977948 389, dont le représentant légal est Monsieur Yves HAMEL et dont le siège social est situé 113 Rue des Goirands – 13610 Le Puy-Sainte-Réparade.

1. Les données que nous récoltons

1.1. Les données transmises directement

A l’occasion des différents contacts que nous avons avec vous, vous pouvez être amené à nous communiquer des informations qui vous concernent. Voici les différents points de récolte identifiables sur notre site :

Demande de devis via le formulaire

Les données récoltées depuis ces points sont notamment :

Nom
Prénom
Adresse email
Téléphone
Société
Toute autre information que vous souhaitez porter à notre connaissance via les champs « Message ».

Ces données peuvent concerner des informations nécessaires à la relation commerciale instaurée au préalable lors de la signature du contrat commercial entre Octopus Logistics et votre entreprise.

1.2. Les données recueillies automatiquement

Nous recueillons des informations relatives à votre connexion et à votre navigation lors de chacune de vos visites sur notre site. La principale technologie utilisée pour recueillir ces données est le cookie.

Données recueillies par l’intermédiaire de cookies

Un cookie est un fichier texte déposé lors de la consultation d’un site, d’une application ou d’une publicité en ligne et stocké dans un espace spécifique du disque dur de votre ordinateur ou de votre appareil mobile. Les cookies sont gérés par votre navigateur Internet et seul l’émetteur d’un cookie peut décider de la lecture ou de la modification des informations qui y sont contenues. Pour plus d’informations, veuillez-vous rendre sur notre page de gestion des cookies. Octopus Logistics utilise le cookie Google Analytics pour le bon fonctionnement de son site Internet.

Données recueillies par des technologies standard d’Internet

Nous sommes également susceptibles d’utiliser des technologies standard d’Internet, tels que des scripts, des pixels et des redirections. Les scripts (parfois appelés tags), écrits en langage javascript, sont des programmes qui s’exécutent dans votre navigateur et effectuent différentes actions, par exemple envoyer une information à nos serveurs. Les scripts sont également capables de créer des pixels. Les pixels (parfois appelées GIFs transparents, GIFs clairs ou Web-bugs) sont des lignes de code qui permettent d’afficher une image graphique (généralement invisible) sur une page Web ou dans un e-mail. Les redirections permettent de rendre une page Web disponible sous plusieurs adresses de page (URL). Lorsqu’un navigateur ouvre une URL de redirection, une page avec une URL différente est ouverte.

1.3. Données fournies par les appareils mobiles

Certains appareils mobiles envoient des informations, notamment : modèle de votre téléphone, version de son système d’exploitation, type de connectivité. Ces données sont traitées automatiquement par nos serveurs et ceux de certains de nos partenaires (notamment OVH et Google Analytics) pour pouvoir vous fournir un service et mesurer l’audience de notre site.

1.4. Données relatives aux mineurs

En principe, nos produits et services s’adressent à des personnes majeures capables de souscrire des obligations contractuelles. www.octopus-log.com n’a pas vocation à être destiné à des mineurs. L’utilisateur mineur doit obtenir le consentement de son responsable légal préalablement à la communication de données personnelles le concernant.

1.5. Exclusion de toute donnée sensible

Octopus Logistics ne collecte aucune donnée sensible vous concernant. Sont considérées comme des données sensibles toutes celles énumérées dans l’article 9 du RGPD et notamment : l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l’appartenance syndicale, les données relatives à la santé, la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle, les données génétiques ou biométriques. Si de telles informations nous étaient d’une manière ou d’une autre communiquées, elles seront supprimées.

2. Les finalités d’utilisation

Dans cet article, nous vous présentons les finalités pour lesquelles nous utilisons vos données mentionnées à l’article 1.

2.1. Opérations nécessaires à la fourniture de produits ou services

Relation clients : une personne est dédiée à vos réponses via l’adresse email contact@octopus-log.com ;
Gestion de l’exercice de vos droits sur vos données personnelles, dans les conditions prévues à l’article 7.

2.2. Opérations de marketing et de prospection commerciale relatives aux publications, produits et services de Octopus Logistics

Envoi d’email commerciaux
Envoi d’email relatifs à des modifications de produits ou services
Envoi d’email relatifs à des offres marketing
Enrichissement d’une base de données regroupant l’ensemble de nos clients et de leurs informations personnelles.
Enrichissement d’une base de données dédiée aux prospects ayant contacté Octopus Logistics via le site.
Actions de prospection commerciale personnalisées

2.3. Finalités associées au dépôt de cookies sur votre navigateur

Fonctionnement et optimisation de la navigation sur nos sites et applications

Adaptation de la présentation de nos sites et applications aux préférences d’affichage de votre terminal (langue utilisée, résolution d’affichage, système d’exploitation, etc.) lors de vos visites, selon les matériels et les logiciels de visualisation ou de lecture que votre terminal comporte ;
Mémorisation des informations relatives à un formulaire que vous avez rempli sur notre site (contact ou accès à votre compte) ou à des produits, services ou informations que vous avez choisis sur notre site (service souscrit, contenu consulté, achat effectué, etc…) ;
Mise à disposition d’outils de partage sur les réseaux sociaux ;
Gestion de nos plateformes et réalisation d’opérations techniques internes dans le cadre de résolution de problèmes, analyse de données, tests, recherches, analyses.
Mise en œuvre de mesures de sécurité ;
Mesures de qualité pour nous assurer que l’affichage de nos contenus est adapté à votre appareil.

Mesure de fréquentation et d’audience

Établissement de statistiques et volumes de fréquentation et d’utilisation des divers éléments composant notre site (rubriques et contenus visités, parcours) afin d’améliorer l’intérêt et l’ergonomie de nos services grâce à l’outil de mesure Google Analytics ;
Amélioration de la connaissance clients/utilisateurs à des fins de personnalisation.

3. La durée de conservation des données

Vos données personnelles sont conservées pendant une durée conforme aux dispositions légales ou proportionnelle aux finalités pour lesquelles elles ont été enregistrées. Certaines durées de conservation répondent à l’intérêt légitime de Octopus Logistics tel que spécifié en introduction. Les durées de conservation varient selon que nous ayons une relation de nature contractuelle en cours (vous êtes un client actif), que nous ayons eu avec vous par le passé une relation contractuelle (vous êtes un client inactif) ou que nous n’ayons jamais eu avec vous de relation de ce type (vous êtes alors un prospect). Les données liées à votre navigation sur nos services en ligne collectées par les cookies que vous avez autorisés ont une durée de conservation spécifique.

3.1. Catégories de données

Clients actifs : L’objectif de la récolte et conservation de données est de gérer au mieux la relation client pour l’informer des évolutions produits et nouveautés de nos solutions. Les données sont gardées pendant toute la durée de la relation contractuelle.
Clients inactifs : L’objectif de la conservation des données de nos clients inactifs est de pouvoir continuer à lui envoyer des informations sur ses produits et les évolutions de nos solutions. Les données sont conservées 3 ans à compter de la désinscription ou du dernier contact du client. Certaines données peuvent être conservées au-delà des trois ans pour répondre à d’autres obligations légales.
Prospects : L’objectif de la récolte de données est de constituer et de gérer un fichier de prospects. Les données sont conservées 3 ans à compter de la collecte ou du dernier contact du prospect.
Données générées par les cookies : Le site Octopus Logistics utilise les cookies de Google Analytics pour analyser et mesurer la fréquentation de son site et la navigation des internautes. Ces données sont conservées 13 mois.

4. L’accès aux données que nous conservons

4.1. L’accès aux données au sein de Octopus Logistics

Sont susceptibles d’avoir accès à certaines de vos données :

Les collaborateurs des services marketing & commercial.
Les données récoltées via les différents formulaires sur le site, sont enregistrées sur des fichiers d’une suite bureautique, eux-mêmes enregistrés sur le réseau informatique d’accès limité.
Ces fichiers sont au nombre de 1 : demande de devis
Les autres contacts (clients) sont enregistrés sur un progiciel de CRM auquel seuls les salariés Octopus Logistics ont accès sur la base d’autorisations délivrées par la Direction.
Les salariés sont soumis à une obligation de confidentialité prévu à la signature de leur contrat de travail.

4.2. Transmission de données

Sont susceptibles d’avoir accès à certaines de vos données

Les sous-traitants

Ils assurent des prestations pour notre compte, notamment :

Gestion des appels téléphoniques, envoi de courriers postaux ou numériques
Envois emailing
Réalisation d’opérations de maintenance et de développements techniques
Fourniture de solutions analytiques ou de statistiques de mesure d’audience (Google Analytics, WordPress)

4.3. Les platesformes de réseaux sociaux

L’utilisation des réseaux sociaux pour interagir avec nos sites et applications (notamment les boutons « partager » de Linkedin, Twitter) est en effet susceptible d’entraîner des échanges de données entre Octopus Logistics et ces réseaux sociaux. Par exemple, si vous êtes connecté au réseau social Linkedin et que vous consultez une page du site www.octopus-log.com, Linkedin est susceptible de collecter cette information. De même, si vous consultez un article sur le site www.octopus-log.com et que vous cliquez sur le bouton « tweeter », Twitter collectera cette information. Nous vous invitons donc à consulter les politiques de gestion des données personnelles des différents réseaux sociaux pour avoir connaissance des collectes et traitements qu’ils effectuent sur vos données.

4.4. Nos partenaires commerciaux

Octopus Logistics ne prévoit pas d’espace publicitaire sur son site pour le moment néanmoins il se peut que vous arriviez sur le site octopus-log.com via d’autres sites qui en font. Ils font la promotion de produits ou services pour leur propre compte ou pour celui d’annonceurs publicitaires. Nous attirons votre attention sur le fait que si vous décidez de souscrire aux produits ou services de nos partenaires commerciaux et vous les laissez accéder à certaines de vos informations, notamment en vous connectant à leurs sites ou applications, leurs politiques de confidentialité et leurs dépôts de cookies vous sont opposables. Nous n’avons aucun contrôle sur la collecte ou le traitement de vos données mis en œuvre par nos partenaires commerciaux sur leur propre plateforme.

5. Protection des données

En tant que responsable de traitements, nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées conformément aux dispositions légales applicables, pour protéger vos données personnelles contre l’altération, la perte accidentelle ou illicite, l’utilisation, la divulgation ou l’accès non autorisé, et notamment :

La mise en place d’un service consacré à la sécurité des systèmes d’information
La sensibilisation aux exigences de confidentialité de nos collaborateurs amenés à accéder à vos données personnelles ;
La sécurisation de l’accès à nos locaux et à nos plateformes informatiques ;
La sécurisation de l’accès, du partage et du transfert des données ;
Le haut degré d’exigence en matière de protection des données lors de la sélection de nos sous-traitants et partenaires.

6. Vos droits

6.1. Vos droits en matière d’accès à vos données personnelles

Vous avez le droit d’accéder à vos données personnelles et de demander qu’elles soient rectifiées, complétées ou mises à jour. Vous pouvez également demander l’effacement de vos données ou vous opposer à leur traitement, à condition de justifier d’un motif légitime. Vous pouvez demander à exercer votre droit à la portabilité de vos données, c’est-à-dire le droit de recevoir les données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et le droit de transmettre ces données à un autre responsable de traitements. Vous pouvez enfin formuler des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données à caractère personnel après votre décès. Vous pouvez exercer vos droits auprès de Octopus Logistics à l’adresse suivante : 113 Rue des Goirands – 13610 Le Puy-Sainte-Réparade – France ou par email : contact@octopus-log.com. Avant de répondre à votre demande, nous sommes susceptibles de vérifier votre identité et/ou vous demander de nous fournir davantage d’informations pour répondre à votre demande. Nous nous efforcerons de donner suite à votre demande dans un délai raisonnable et, en tout état de cause, dans les délais fixés par la loi. En cas de réponse insatisfaisante, vous pouvez introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, pour la France il s’agit de la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés).

6.2. Vos droits en matière d’opposition aux sollicitations commerciales

Nous sommes susceptibles d’utiliser vos coordonnées dans le cadre de sollicitations commerciales, en conformité avec la loi applicable et les clauses de la présente politique de confidentialité. Vous pouvez à tout moment vous opposer à ces sollicitations, selon des modalités qui dépendent du canal de communication que nous utilisons pour vous les adresser.

Sollicitations commerciales par voie électronique (e-mail)

Nous respectons les règles de l’article L.34-5 du code des postes et des communications électroniques qui prévoit le recueil préalable et exprès de votre consentement pour l’envoi de prospection commerciale par voie électronique (e-mail, push notifications ou SMS). Cependant, votre consentement exprès et préalable n’est pas obligatoire lorsque vous êtes déjà client de Octopus Logistics et que l’objet de notre sollicitation est de vous proposer des produits ou services analogues à ceux que nous vous fournissons déjà. Dans tous les cas, vous avez toujours la possibilité de vous opposer à la réception de ces sollicitations en cliquant sur le lien de désabonnement prévu dans chaque e-mail.